شير تكنولوجيا شير تكنولوجيا

آخر الأخبار

random
جاري التحميل ...

يوميات آي تي || كيف بدأت مشوار ادارة قسم الاي تي في شركتي الجديدة || الجزء الثاني



إن كنت لم تطلع على الجزء الأول بامكانك الوصول اليه من هنا 








بعد أن أخذت وقتي كاملاً في الاطلاع على :


1- Organizational Chart للموظفين
2- Policy and Procedure الخاصة بقسم الاي تي
3- Network diagram لجميع مناطق الشركة
4- العقود المرسلة من قسم المشتريات
5- جرد القسم حسب تقرير قسم المحاسبة
6- اشتراكات الانترنت والخدمات من مزودي الخدمة 

أصبحت لدي فكرة كاملة حول تعامل القسم مع باقي الأقسام ومالنا وما علينا للشركة


وكان قسم الاي تي يدير الأمور التالية والتي سأشرحها بالتفصيل لاحقاً 



1- دومين الشركة وترتيب الموظفين بحسب قوانينه
2- إدارة Microsoft Office 365
3- IP Phone عبر شركة Avaya 
4- شبكة واحدة تضم المكتب الرئيسي وجميع الكامبات في جميع المناطق ( Share Folder+ VOIP )
5- النسخ الاحتياطي عبر Symantec backup exec
6- كاميرات مراقبة بعدد 350 كاميرا عبر QNAP NVR
7- خدمة GPS لمتابعة السيارات عبر سيم كارد من مزود الخدمة وأجهزة تتوصل على السيارات يتحكم بها سيرفر لدينا
8- انتي فايروس مركزي عبر Kaspersky 
9- أجهزة مراقبة دوام موصلة بين كل المناطق تصل تقاريرها الى قسم ال HR
10- جرد وتسليم أجهزة الاي تي كانت مسؤولية الفريق بشكل كامل
11- وهناك العديد من الأمور الصغيرة الأخرى لا داعي لذكرها في الوقت الحالي 


انتقلت بعد ذلك الى التعرف على الأمور التقنية للقسم وبدأت بتركيبة الشبكة 



اعتماداً على الـ Network Diagram بدأت بتحليل الشبكة وكانت الخطوات كالتالي : 

1- أول ما بدأت به هو كيفية تقسيم الشبكة وال VLANS و عدد المستخدمين في كل Vlan واذا كان عدد IP Addresses المتاحة يوازي عدد المستخدمين أم أن الشبكة مثقلة بعدد كبير و بحاجة الى اعادة هيكلة.
2- تعرفت على السيرافرات الموجودة دون الالتفات الى الاعدادات وطريقة التوصيل 
3- تعرفت الى Firewall polices وكيفية توصيل الشبكة بين المكتب الرئيسي وبين باقي الكامبات والمشاريع
4- اطلعت على الداتا والمجلدات الموجودة وحجمها وكيفية إدارتها والحفاظ عليها
5- طلبت من الفريق تجهيز حاسب مع  ويندوز 7 وقمت بتنصيب برنامج Spiceworks عليه وهذا أحد البرامج القوية التي تعطيك تقرير مفصل وشامل عن كل ما تحتويه شبكتك وسأشرحه لاحقا بالتفصيل الممل 
هذه أهم الخطوات المبدئية التي قمت بها ومنها أصبحت قادرا على مناقشة الفريق ومحاولة توجيههم نوعا ما 


لننتقل الان للحديث قليلا حول ضبط التعاملات بين قسمي وبين باقي الأقسام فإن لم يكن هناك طريقة احترافية وموثقة للتعامل فلن يستطيع أحد الدفاع عن قسمه في حال نشوب خلافات أو أي مشاكل محتملة.



كانت الشركة عبارة عن حارة شعبية إن صح التعبير أي أحد بامكانه أن يطلب من فريق الاي تي أي دون أي توثيق أو موافقة من مدير قسمه وهذا سيئ جدا للقسم وأنصحك بأن تحمي نفسك جيداً من هذه النقطة وتبدأ بتنظيم هذه المسألة في شركتك إن لم تكن قد نظمتها بالفعل فمثل هذه النقطة من الممكن أن تنهي خدماتك بلمح البصر

 ان تغيير شيء تعوّد عليه الموظفين ليس بالشيء اليسير وخاصة إن كان التغيير سيقيدهم ويجعلهم يعملون أكثر للحصول عليه لذا أول شيء قمت به هو انشاء Form لكل خدمة واليك تفاصيل هذه النماذج أو Forms بامكانك الحصول على نسخة منها من هنا Downlaod
  • IT Service Reqest || نموذج طلب خدمة من قسم الاي تيأي شخص يريد خدمة جديدة ( وليس حل مشكلة ) يجب عليه أن يطلبها من خلال هذا الفورم وحددت بها نوع الطلبات مثل ( طلب ايميل جديد, طلب هاتف, طلب صلاحيات على الشير فولدر, طلب حاسب, طلب حساب على برنامج المحاسبة, طلب دخول الى مواقع التواصل الاجتماعي... وحددت بأن هذا الفورم إن لم يكن موقعا من مدير القسم أو الشركة ومدير الاي تي يكون لاغياً وبهذه الطريقة كل الطلبات ستكون موثقة في حال حدثت مشكلة أو استفسار حول أي موظف
  • IT purchase request _ PR || نموذج طلب شراء الطلب الوحيد الذي من خلاله يستطيع أي موظف أن يطلب شراء أي جهاز أو تقنية أو نسخ قانونية لبرامج ويجب أن يوضح طلب الشراء في الطلب ويكون لاغيا إن لم يكن توقيع مدير القسم أو صاحب الشركة وتوقيعي عليه وأهم فائدة لهذا النموذج بأن نقوم بمراجعة مواد الستور قبل تقديم طلب لشراء فقد يكون موجوداً لدينا ولكن الموظف لا يعلم وقام بتجاهل قسم الاي تي, فأي طلب شراء يخص الاي تي ان لم يكن عبر هذا النموذج سيتم تجاهله
  • Equipment assignment form || نموذج تسليم جهاز الى موظفهذا الفورم العظيم سيوقع عليه أي موظف يستعمل أحد أجهزة الشركة ( حاسب, طابعة صغيرة, هاتف, موبايل,كاميرا) ويجب أن يوقع الموظف على هذا الفورم عند استلام الجهاز وبهذا نعرف أين وكيف تتوزع الأجهزة الموجودة في الشركة بالاضافة الى أن هذه الأجهزة ستصبح قانونياً في عهدة الموظف وسيتغرم بها في حال العطل أو الخلل كما ستساعدنا في عمل الجرد لاحقاً
  • Internal transfer form || نموذج طلب نقل أجهزة من موظف الى آخر في حال أراد أحد الموظفين تسليم أجهزته إلى موظف آخر بسبب اجازة أو إستقالة أو أراد الانتقال من منطقة الى أخرى فيجب عليه استعمال هذا الفورم ويوقع عليه صاحب الجهاز والموظف الذي سيستلم ومدير القسم وان تم تجاوز هذا الفورم ستظل هذه الأجهزة تحت اسم الموظف الأول ويغرم بها في حال لم يعترف الموظف الثاني بأنه استلمها.

هذه كانت أهم النماذج Forms التي اعتمدتها في الشركة وان طبقها الفريق بشكل حرفي فسنحصل على نتائج مطابقة لأرض الواقع ولن يكون هناك أي خسائر غير معروفة المصدر



بعد أن جهزت النماذج أرسلت ايميل رسمي موقع من صاحب الشركة الى كل الموظفين يحتوي الاتي : 

عزيزي الموظف :
من باب الحرص على وقتنا وعلى ممتلكات الشركة يجب عليك في حال أردت طلب أي خدمة من قسم الاي تي بأن تتقيد بالنماذج المرفقة في هذا الايميل وسيتم معاقبة أي موظف يتجاهل هذه الطلبات وأي طلب غير مكتمل الشروط يحق لقسم الاي تي بأن يتجاهل بشكل تلقائي دون اعلامك أو تنبيهك, في حال عدم التقيد سيكون العقاب على الشكل التالي : _ تنبيه شفوي _ تنبيه بايميل رسمي _ تنبيه كتابي أول _ تنبيه كتابي ثاني _ تنبيه كتابي ثالث _ إنهاء خدمات مباشر.


ثم قمت بإرسال ايميل رسمي الى فريق الاي  تي يتحوي الاتي : 

أعزائي فريق الاي تي :
تعقيبا على الايميل الرسمي بعنوان ( ) الرجاء تجاهل أي طلب من أي موظف في حال لم يوثق بطلب رسمي وأي اي تي يتجاهل ما سبق ستنهى خدماته مباشرة.

ثم اجتمعت بهم وشرحت لهم أهمية هذه الخطوة وكيف ستحميهم وتحمي كامل القسم في حال تطبيق ما سبق وما هي الحالات التي تستثنى منها هذه العملية وأهمها التالي : 
1- طلب مباشر لصاحب الشركة سواء كان خدمة أو جهاز جديد
2- طلب مستعجل كطلب خدمة ما داخل اجتماع ولا تستحمل التأخير ريثما اعداد الطلب ( ولاحقا يتم عمل طلب رسمي ويرفق بأرشيف القسم)
3- طلب مني شخصيا لأي موظف ( تبعاً لظروف معينة لا يجب أن يعلم بها فريق الاي تي )
يحق للفريق التجاوز في حالات يكون فيها السبب مقنعاً


وفي نهاية اليوم اجتمعت مع صاحب الشركة وأقنعته بالعقوبات التي فرضتها على الموظفين الغير ملتزمين طبعاً بالتشاور مع مدير الـ HR ووضعنا فترة زمنية لا تقل عن 70 يوماً ولا تزيد عن 120 يوماً للوصول الى ترتيب كامل للقسم طبقاً لما قرأته واستخلصته من تقارير الأقسام,  والتقارير التي وصلتني من فريق الاي تي
وحددنا الميزانية المسموحة لي للتجديد في قسم الاي تي وهنا بدأ التحدي ........



نلتقي في الجزء الثالث والذي سأشرح لك به عن :

  1. كيف كان تعارفي على Microsoft 365 وماذا وجدت من أهوال 
  2. أول مشاجرة بيني وبين مدير أحد الأقسام 
  3. انشاء IT Help Desk
  4. مكالمة صاحب الشركة لي واخباري بأننا استأجرنا طابق جديد للشركة.

عن الكاتب

Nawras Haswia مدون سوري أعمل كمدير لقسم الاي تي في أحد شركات الشرق الأوسط 

التعليقات


جميع حقوق التصميم والترخيص مسجلة لـ

شير تكنولوجيا